Qué pide España exactamente
Aquí se confunden dos requisitos distintos, y conviene separarlos antes de pedir nada. España pide un certificado de antecedentes penales de cada país en el que haya vivido en los dos últimos años. Aparte, usted firma una declaración responsable sobre los cinco últimos años, que es algo que declara, no un documento que expida nadie. Los dos años deciden qué certificados reúne. Los cinco años son el alcance de lo que declara.
Algunos consulados españoles en EE. UU. hablan de los cinco últimos años en sus propias instrucciones, el de Nueva York entre ellos. Es lo que ese consulado quiere que muestre el certificado. Si presenta en un consulado, siga sus instrucciones, porque es con ellas con las que trabaja quien le atiende.
Para un estadounidense que vivió en EE. UU. durante ese tiempo, el certificado es el Identity History Summary del FBI, el registro nacional, no un certificado de la policía de su estado.
La cadena, de principio a fin
- Pedir el Identity History Summary del FBI, con huellas.
- Recibir el resultado.
- Enviarlo a apostillar al Departamento de Estado.
- Recibir el documento apostillado.
- Encargar la traducción jurada al español.
- Presentarlo mientras sigue vigente.
Un retraso en cualquiera de los seis pasos retrasa todo el expediente.
Paso 1. El certificado del FBI, a dos velocidades
Directamente al FBI ($18). Envía sus huellas y espera. Por vía electrónica puede ir rápido, pero cualquier paso en papel o tropiezo lo alarga semanas. Es la vía más barata y suele ser la más lenta.
Con un canalizador autorizado por el FBI (unos $50). Son empresas privadas autorizadas por el FBI para tomar sus huellas y devolverle el resultado, a menudo en días. Para los plazos de una visa es la vía que recomiendo. La lista de canalizadores autorizados está en la web del FBI; evite a cualquiera que no figure en ella.
Dos avisos. Necesita el resultado en una forma que el Departamento de Estado apostille, y el canalizador que elija influye. Y tener el resultado del FBI no es tener la apostilla. Antes de pagar a un servicio, confirme qué incluye exactamente.
Paso 2. La apostilla federal, donde está la trampa
La apostilla certifica un documento público para usarlo en otro país según el Convenio de La Haya de 1961. España y EE. UU. son parte, y por eso los documentos de EE. UU. llevan apostilla y no legalización consular.
La trampa es que cada apostilla corresponde a un nivel. La del estado sirve para documentos del estado: actas de nacimiento y de matrimonio, copias notariales o registros de empresas, cada uno en el estado que lo expidió. El FBI es una agencia federal, así que su certificado necesita la apostilla federal de la Oficina de Autenticaciones del Departamento de Estado en Washington, con el formulario DS-4194 y $20 por documento. Una apostilla del estado en un certificado del FBI no le sirve de nada a España. Tratar igual todos los documentos de EE. UU. es el error más frecuente que veo en los expedientes preparados sin ayuda.
Por correo directo al Departamento de Estado, este paso tarda de cuatro a ocho semanas, a veces más. Los servicios de apostilla con acceso presencial en Washington lo dejan en días, por un precio pequeño frente a las semanas que ahorra.
Paso 3. Pedirlo a tiempo
Un certificado de antecedentes vale durante un tiempo limitado: seis meses desde su expedición para un expediente presentado en España ante la UGE, y normalmente tres meses en un consulado, que mira la fecha con lupa. Si lo pide en enero y presenta en agosto, tendrá que pedirlo otra vez.
Es un documento de mitad de camino. Se pide cuando los lentos, como el Certificate of Coverage, ya están en marcha, para que esté reciente el día de la presentación. Si vamos a presentar desde España, el margen es aún menor: sus días Schengen son la pista de despegue. Haga todo lo del FBI desde EE. UU., antes de viajar.
Paso 4. La traducción jurada
Un documento en inglés necesita traducción jurada, hecha por un traductor inscrito en el registro del Ministerio de Asuntos Exteriores de España. Se hace después de la apostilla, para que el traductor traduzca el paquete completo, certificado y página de la apostilla, de una vez. Una traducción hecha antes de apostillar hay que repetirla. Las traducciones informales o de agencia no valen. Calcule de $50 a $100; yo la coordino con traductoras que saben cómo deben leerse estos documentos.
Si vivió fuera de EE. UU.
El certificado del FBI puede no bastar, o no hacer falta. Los certificados siguen a dónde vivió en los dos últimos años, no a su nacionalidad. Un estadounidense que pasó esos años en México necesita el certificado mexicano, apostillado y traducido según las reglas de ese país, y quizá no necesite el del FBI. Quien vivió en dos países necesita los dos.
Los siete errores con el FBI y la apostilla
- Empezar tarde. Es el documento que más veces marca el ritmo, después del Certificate of Coverage.
- Empezar demasiado pronto. Pedido el primer mes, caduca mientras avanzan los documentos lentos.
- La apostilla equivocada. Documento federal, apostilla federal. Siempre.
- Traducir antes de apostillar. Se traduce el paquete completo una vez, no dos.
- Creer que el canalizador lo resuelve todo. La apostilla y la traducción siguen pendientes.
- Olvidar otros países donde vivió. El FBI solo cubre EE. UU.
- Traducciones informales. Traducción jurada o nada.
Preguntas frecuentes
Federal. El FBI es una agencia federal, así que solo la Oficina de Autenticaciones del Departamento de Estado en Washington puede apostillar su Identity History Summary. Una apostilla del Secretary of State de un estado no vale en España, y es el error más común en los expedientes que se preparan sin ayuda.
Con un canalizador autorizado por el FBI, el resultado llega en días. La apostilla federal por correo tarda de cuatro a ocho semanas; un servicio urgente con acceso presencial en Washington lo deja en una o dos. Con los dos atajos, de tres a cuatro semanas en total.
Para un expediente presentado en España ante la UGE, seis meses desde su expedición. Un consulado es más estricto y suele pedir que tenga menos de tres meses. Pídalo cuando toque, con los documentos lentos ya en marcha, para que siga vigente el día de la presentación.
De cada país en el que haya vivido en los dos años anteriores a la solicitud. Un ciudadano de EE. UU. que pasó esos años fuera puede no necesitar el del FBI y sí el de ese país. La declaración aparte que firma abarca cinco años y no la expide nadie.
Sí, con traducción jurada hecha por un traductor inscrito en el Ministerio de Asuntos Exteriores de España, y la traducción tiene que incluir la página de la apostilla. Se traduce después de apostillar, nunca antes.
Antes de presentar, compruebe que tiene el certificado del FBI, los de otros países si los necesita, que la apostilla es federal, que la traducción jurada cubre todo el paquete, que sigue vigente y que el nombre coincide exactamente con el de su pasaporte. Si quiere que lo revise yo, la evaluación gratuita es el primer paso.
Fuentes: FBI, Identity History Summary Checks · Departamento de Estado, Oficina de Autenticaciones · Ley 28/2022 (BOE).