Lo que la carta tiene que demostrar
La Ley 28/2022 exige que el solicitante demuestre que trabaja a distancia y para empresas que no están en España. La carta de la empresa tiene que confirmar tres cosas, y si le falta una, se arriesga a una denegación:
- La relación laboral es real y está vigente: su puesto, su fecha de alta y su situación actual.
- El trabajo está autorizado a distancia: puede trabajar por completo en remoto, también desde España.
- Su puesto no depende de ninguna oficina en España. La ley exige que trabaje para una entidad situada fuera de España, pero eso no significa que todo el grupo empresarial tenga que estar fuera. Una empresa con una oficina comercial en Madrid no queda descartada. Lo que importa es que su puesto, sus funciones y su sueldo no dependan de esa entidad española. Si la empresa tiene presencia en España, la carta debe decirlo y aclararlo.
Si su sueldo pasa por un PEO (Justworks, TriNet, Rippling, Gusto), la carta tiene que venir del PEO como coempleador, no solo de su empresa. A veces se piden las dos.
Dos fechas importan además de la redacción. La UGE espera que la empresa lleve al menos un año funcionando y que su relación con ella tenga al menos tres meses el día de la presentación. El modelo de abajo deja esas fechas claras.
El truco que ahorra una semana: la carta bilingüe
Una carta emitida en inglés y en español en un mismo documento firmado no necesita traducción jurada. Ahorra una semana y lo que cobra la traductora. Su empresa redacta la versión en inglés, con el modelo en inglés para imprimir, y añade al lado o detrás el texto en español de abajo, en el mismo papel con membrete y con una sola firma. Las dos versiones dicen exactamente lo mismo.
Asunto: Confirmación de teletrabajo. Solicitud de autorización de residencia para teletrabajo de carácter internacional
A quien corresponda:
Por la presente se confirma la situación laboral de [Nombre completo del empleado], residente en [Ciudad, Estado, País], a efectos de su solicitud de autorización de residencia para teletrabajadores de carácter internacional conforme a la Ley 28/2022.
[Nombre completo del empleado] trabaja para [Nombre de la empresa] desde el [fecha de alta] en el puesto de [cargo], cuyas funciones principales son [funciones, en una línea]. Su relación laboral es indefinida y a tiempo completo.
Asimismo, confirmamos que:
- La naturaleza del puesto de [Nombre] permite desempeñar todas sus funciones en remoto, sin necesidad de presencia física en ningún centro de la empresa. Esta autorización de teletrabajo es indefinida y no está sujeta a fecha de fin.
- [Nombre] está autorizado/a a desempeñar su trabajo desde España, y la empresa conoce y apoya su solicitud de residencia en España con este fin.
- [Nombre de la empresa] está constituida en los Estados Unidos de América [u otro país]. El puesto, las funciones y la retribución de [Nombre] corresponden íntegramente a la actividad de [Nombre de la empresa] fuera de España [en su caso: y no están vinculados a ninguna filial, sucursal o establecimiento que la empresa pueda tener en España].
- El salario bruto anual de [Nombre] es de [X] € ([X] USD al tipo de cambio del [fecha]), abonado [mensualmente / quincenalmente] mediante [transferencia bancaria / nómina]. Este salario se ha mantenido estable durante los últimos [X] meses y está previsto que continúe en ese importe o superior.
Esta carta se emite de buena fe en apoyo de la solicitud de [Nombre] y es exacta según nuestro leal saber y entender. Confirmamos que la información facilitada es veraz y completa.
Para cualquier verificación, pueden dirigirse a nuestro departamento de Recursos Humanos en [correo / teléfono].
Atentamente,
___________________________
[Nombre completo del firmante]
[Cargo]
[Nombre de la empresa]
[Correo electrónico]
[Teléfono]
[Fecha]
Si Recursos Humanos cambia la redacción en inglés, cambie el español a la vez y deje las cifras idénticas en las dos versiones. Una diferencia entre ambas provoca un requerimiento.
Si es freelance o contratista 1099
No tiene empleador que le escriba la carta. En su lugar, presenta una carta de su cliente principal que confirma la relación, que el trabajo es a distancia y que el cliente está fuera de España, con lo que factura al mes. Varias cartas de varios clientes refuerzan el caso. La acompañan sus contratos, las facturas de los tres meses anteriores a la presentación y un certificado bancario sellado con los cobros. La guía para contratistas 1099 y freelance lo explica.
Los motivos de denegación más comunes
- Dice «puede trabajar en remoto» en lugar de «trabaja por completo en remoto». La UGE quiere leer de forma expresa que el trabajo desde España está autorizado. Una flexibilidad vaga no basta.
- No menciona España. Tiene que decir que el empleado puede trabajar desde España, no solo «en remoto desde cualquier lugar».
- No aclara que su puesto no depende de una entidad española, cuando la empresa tiene filial, sucursal u oficina en España.
- No indica el sueldo, o lo da en dólares sin el equivalente en euros. La UGE compara sus ingresos con el mínimo en euros.
- La firma un compañero o su jefe directo, no Recursos Humanos, el área legal o la dirección.
- No va en papel con membrete. Un correo convertido a PDF no basta.
Preguntas frecuentes
Sí. Ninguna ley de EE. UU. obliga a una empresa a firmar una carta para trabajar en remoto desde otro país. Si Recursos Humanos se niega por política interna, conviene ver si es posible pasar a una relación 1099.
Sí, siempre que la carta siga cubriendo lo esencial: el puesto y sus funciones, que el trabajo es en remoto, la antigüedad de la empresa, el sueldo actual y la autorización expresa para trabajar desde España.
No tiene una caducidad legal fija, pero la UGE espera documentos recientes, en general firmados en los tres meses anteriores a la presentación. No la firme meses antes de estar listo.
Sí. Una firma con DocuSign o Adobe Sign en papel de la empresa se acepta, siempre que se vean el nombre, el cargo y los datos de contacto de quien firma.
Si la empresa la emite en inglés y en español en un mismo documento firmado, no. Si solo está en inglés, necesita traducción jurada. No lleva apostilla ni notario.
¿Recursos Humanos ya le ha escrito una? Puede pegarla en la revisión gratuita de la carta y la leo frente a la lista de la UGE en 24 horas. La página está en inglés, pero puede escribirme en español. Y si quiere ver su caso completo, empiece por la evaluación gratuita.
Fuentes: Ley 28/2022 (BOE) · Ministerio de Inclusión, UGE.